METTRE EN PLACE DES MESURES D’ACCUEIL ET D’INTÉGRATION

CONTEXTE

«Le fait d’être minoritaire dans un groupe, le sexisme présent dans certains milieux et les responsabilités familiales peuvent rendre l’expérience d’intégration exigeante, provoquant l’abandon de certaines femmes. L’attitude et le soutien des employeur·e·s, des syndicats sont primordiaux » (CCBJ, 2007, p. 9).

Mettre en place des mesures d’accueil et d’intégration des nouveaux membres du personnel est un investissement rentable, puisque le coût du roulement de personnel est évalué à 2 fois le salaire annuel de l’employé·e (Barreau du Québec, 2014, p. 9) et à 12 % des revenus d’une entreprise (Espace Conseils PME, 2016, juin).

L’objectif d’un plan d’accueil des nouveaux membres du personnel est de favoriser l’engagement du personnel, son intégration, sa mobilisation, son adhésion à la mission de l’organisation et de favoriser sa rétention (Emploi-Québec Mauricie, 2012, p. 15).

« Toutes les entreprises possèdent des pratiques qui les distinguent de leurs concurrents. Ces façons de faire se reflètent aussi dans la façon dont les nouveaux employés et dirigeants sont intégrés, car le processus d’intégration témoigne des valeurs de l’entreprise et de l’importance qu’elle accorde à son personnel » (Bédard, 2010).

Notions abordées : ressources humaines, capital humain, intégration, effet de groupe, surprotection, coût de roulement et rétention du personnel

CONTENU PRATIQUE

• Notions de base

• Se doter d’un plan d’accueil

• Concevoir un manuel du personnel

 

L’élaboration, l’actualisation et la bonification d’une politique d’accueil et d’un manuel du personnel sont des actions que vous pouvez ajouter dans votre plan d’action, dans la colonne « Actions à réaliser ».

AVANTAGES

POUR LES FEMMES

Mesure effective d’inclusion

Réduction de l’isolement

Diminution du stress

Augmentation de la diversité et de la mixité en emploi

Adhésion aux valeurs de l’organisation

Sentiment que l’organisation soutient ses employé·e·s

POUR L’ORGANISATION

Investissement rentable

Diminution du roulement de personnel

Création et renforcement du sentiment d’appartenance

Facilitation de la transition du personnel et de la transmission des savoirs dans l’organisation

Renforcement de la culture organisationnelle et de la réputation de l’organisation

NOTIONS DE BASE

Le capital humain ne fait pas référence au nombre d’employé·e·s que vous avez, mais à ce qu’ils et elles possèdent en termes de connaissances, de compétences, d’expériences, et d’engagement envers l’organisation.

L’intégration d’une personne à un groupe nécessite une volonté personnelle de s’intégrer ainsi qu’une volonté du groupe à intégrer la nouvelle personne. Le soutien social serait le facteur influençant le plus le succès de l’intégration des femmes dans un secteur majoritairement masculin (RGF-CN, 2016).

SE DOTER D’UN PLAN D’ACCUEIL

COMMENT FAIRE?

1. PRÉPARER L’ÉQUIPE DE TRAVAIL

L’arrivée dans l’organisation d’une personne ne correspondant pas au profil majoritaire, une femme par exemple, peut occasionner différentes réactions de la part des membres du personnel :

réactions négatives : curiosité, amusement, doute sur la compétence, résistance, méfiance, préjugés, rejet, mise au défi ou compétition malsaine, surveillance, blagues et comportements inappropriés

réactions positives : ouverture à l’autre, accueil, accompagnement et soutien

Certain·e·s employé·e·s vont compter sur l’effet du groupe pour déstabiliser, exprimer leur résistance ou rejeter l’employé·e en situation de minorité. En ce sens, il est important de préparer l’équipe en sensibilisant le personnel à la présence d’une personne appartenant à un groupe minoritaire dans l’organisation.

Il est important de réagir immédiatement lorsque des comportements ou des propos inappropriés sont tenus afin d’exprimer clairement la position de l’organisation sur la mixité en emploi ainsi que sur le respect.

Attention cependant à la surprotection, car elle peut s’avérer plus nuisible que le laisser-faire!

2. ACCUEIL

Nommez une personne responsable de l’accueil. Elle devra être présente le premier jour de l’emploi, présenter son supérieur immédiat ainsi que ses collègues à la nouvelle employée, visiter et présenter l’organisation (mission, valeurs, produits et services, conditions de travail, comportements souhaités, règles à respecter, etc.), remettre le manuel de l’employé·e, répondre aux questions et référer aux personnes responsables des différentes politiques de l’organisation.

3. INTÉGRATION

Un·e collègue expérimenté·e devrait avoir la responsabilité de répondre aux différentes questions, les premiers jours.

4. SUIVI ET BONIFICATION DE VOS PROCESSUS D’INTÉGRATION

Effectuer des rétroactions sur les forces et les défis de l’employé·e; répondre à ses questions; vérifier sa satisfaction par rapport au travail et par rapport aux mesures d’accueil et d’intégration.

MANUEL DU PERSONNEL

Concevoir un manuel de l’employé·e, même pour une petite organisation, permet de remettre en une seule fois toutes les informations pertinentes sur l’organisation.

Cet outil de travail vient formaliser les pratiques et fournir un cadre organisationnel auquel tant l’organisation, la direction que les employé·e·s peuvent se référer en cas de besoin.

QU’EST-CE QU’IL Y A DANS UN MANUEL DE L’EMPLOYÉ·E?

Description de l’organisation : mission, historique, valeurs promues

Structure de l’organisation

Responsabilités de l’employeur·e et de l’employé·e (attentes)

Code d’éthique, code vestimentaire, etc. s’il y a lieu

Accueil et intégration (modalités, probation, accueil des personnes en situation de minorité)

Cheminement de carrière (progression, promotions, modalités, délais, exigences)

Politiques existantes et services aux employé·e·s avec les coordonnées de la personne responsable (conciliation travail-famille, harcèlement sexuel, inclusion ou programme d’accès à l’égalité, soutien psychologique ou programme d’aide aux employé·e·s, avantages sociaux)

Renseignements pratiques (associations, syndicats, lois et règlements, ressources pertinentes, ressources spécifiques femmes et immigrant·e·s)

Il faut éviter de mettre des informations qui nécessitent des mises à jour fréquentes (ex. le nom des membres du personnel à chaque poste). Pour ce qui a trait aux politiques de l’organisation, il faut s’en tenir à énumérer les objectifs des politiques puis à référer aux personnes responsables et aux documents des politiques fournis pour les détails concernant l’admissibilité et les modalités.

Une révision périodique devrait être envisagée ainsi que lors de toute adoption ou modification de politique ou de services aux membres du personnel.

   RESSOURCES DOCUMENTAIRES POUR ALLER PLUS LOIN

Ose viser haut. Trucs et conseils d’intégration pour les finissantes en non traditionnel par Connexion Emploi ressources femmes en 2010. http://www.femmesca.com/images/JoseVizeoGuide_.pdf

Module IV. Accueil et intégration, par l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA). http://www.portailrh.org/expertise/fiche_reference.aspx?f=19562

L’intégration d’un nouvel employé : pratiques gagnantes par Isabelle Bédard, CRHA http://www.portailrh.org/effectif/fichedemo.aspx?f=67355

Guide de rétention du personnel destiné aux organisations du secteur des technologies de l’information. Techno Compétences. Gestion RH, 53 p. http://www.technocompetences.qc.ca/sites/default/files/Guide_Retention_web.pdf

Outil de formation en ligne : http://www.formationrh.ca/fr/

Aide-mémoire pour créer un guide de l’employé-e, annexe 8, Barreau du Québec, 2015c. http://www.barreau.qc.ca/fr/publications/avocats/guide-rh/index.html

Exemple de manuel de l’employé-e, Barreau du Québec, 2017. http://www.barreau.qc.ca/fr/publications/avocats/nouvel-avocat/index.html